Gweithdrefnau Sylwadau a Chwynion

Mae Cyswllt Celf – Arts Connection (a elwir yn CC – AC o hyn ymlaen) yn croesawu ac yn annog cyflwyno awgrymiadau, adborth a sylwadau ar gyflenwi ein gweithgareddau celf cyfranogol.

 

Ein nod yw cynnig gwasanaeth uchel ei safon, ond deallwn y bydd adegau efallai pan na fydd unigolyn/unigolion yn hapus gyda’r gwasanaeth a dderbyniwyd, a bydden nhw’n hoffi ein hysbysu am hyn.

 

Rydym yn cymryd o ddifrif unrhyw gŵyn a dderbynnir, a byddwn yn delio gyda chwynion mewn ffordd amserol. Gall unigolion sy’n cysylltu â ni ddisgwyl cael eu trin mewn ffordd gwrtais a phrydlon mewn perthynas ag unrhyw gŵyn. Byddwn yn delio gydag unrhyw fater a godir mewn ffordd sensitif, deg, adeiladol a chyfrinachol.

 

Os bydd y materion dan sylw’n gysylltiedig â Diogelu Plant neu Oedolion Agored i Risg, bydd CC – AC yn defnyddio’r polisi a gweithdrefnau perthnasol, gan ddilyn yr argymhellion a meini prawf adrodd a fabwysiadwyd yn fewnol yn ogystal ag ar lefel statudol, sy’n cynnwys y cyrff angenrheidiol a phriodol.

Beth sy’n digwydd ar ôl imi gwyno?

Dylid cyflwyno unrhyw gŵyn o fewn tri mis i ddyddiad y digwyddiad(au) dan sylw.

Cam 1 

Dylech gyflwyno’ch cwyn yn uniongyrchol i Reolwr y Celfyddydau neu’r Swyddog Prosiect, naill ai drwy’r post, ebost neu ar-lein, a bydd y swyddog hwnnw’n ceisio datrys y mater(ion) mewn ffordd foddhaol a derbyniol. Ein nod yw cyflawni hyn o fewn 7 diwrnod.

 

Os nad yw’n bosib datrys y mater mewn ffordd dderbyniol, gall Rheolwr y Celfyddydau neu’r Swyddog Prosiect eich cefnogi i fynd â’ch cwyn i’r lefel nesaf.

Beth sy’n digwydd ar ôl imi gwyno?

Cam 2

Os nad yw’n bosib datrys y mater mewn ffordd dderbyniol, bydd gofyn ichi lenwi’r Ffurflen Cwyno a’i hanfon trwy’r post, ebost neu ar-lein at Reolwr y Celfyddydau, fydd yn adolygu’r mater ac yn trefnu cyfarfod i drafod a datrys y mater(ion). Ein nod yw cyflawni hyn o fewn 28 diwrnod.

I gofnodi cwyn ar-lein, bydd gofyn ichi lenwi’r ffurflen yma neu os hoffech dderbyn copi, cysylltwch â ni ar 01691 648 929 – sian@artsconnection.org.uk

 

Cedwir cofnod o’r gŵyn, fydd yn cynnwys yr wybodaeth isod:

  • Enw’r unigolyn/unigolion sy’n codi’r mater(ion)
  • Y Sefydliad – lle bo’n berthnasol
  • Manylion cyswllt
  • Manylion y mater(ion) dan sylw
  • Camau a gymerwyd wrth ymateb i’r mater(ion)
  • Cais i fynd â’r mater(ion) ymhellach – os yn berthnasol

Cam 3

Os nad yw cyfarfod Cam 2 yn arwain at ddatrys y mater(ion) mewn ffordd dderbyniol, cyfeirir y mater at y Bwrdd Ymddiriedolwyr. Bydd y bwrdd yn ymchwilio i fanylion y mater(ion) a godwyd, a hwyrach y gofynnir am gyngor gan gyrff tebyg, awdurdodau lleol neu genedlaethol a nodwyd ynghyd â sefydliadau proffesiynol eraill.

 

Ar ddiwedd yr ymchwiliad, bydd y Cadeirydd a chynrychiolydd yr Ymddiriedolwyr yn llunio cofnod ysgrifenedig o’r canlyniadau, fydd ar gael i bob unigolyn perthnasol.

 

Bydd y Cadeirydd yn trefnu cyfarfod, ac yn gwahodd yr unigolyn (unigolion) a gododd y mater(ion) a chynrychiolwyr ar ran yr Ymddiriedolwyr I gwrdd, ac yn ystod y cyfarfod cyflwynir y canlyniadau a bydd cyfle i’w trafod, gyda’r nod o geisio datrys y mater(ion) mewn ffordd foddhaol.

 

Byddwn yn annog cefnogwyr ychwanegol pawb sy’n gysylltiedig â’r mater i fynychu’r cyfarfod, pan wneir cofnod ysgrifenedig cyflawn o’r trafodaethau.

 

Bydd canlyniadau a phenderfyniad y Cadeirydd a’r Ymddiriedolwyr yn derfynol.

 

Bydd cofnod ysgrifenedig o drafodaethau’r cyfarfod ar gael, i’w ddyddio a’i lofnodi gan bawb.

Cam 4

Os, yn dilyn y 3 cham uchod, nid ydych o’r farn y llwyddodd CC-AC i ddatrys y mater yn foddhaol, gallwch fynd â’ch cwyn i’r corff perthnasol.